ここでは一般的な外国事務の仕事を紹介します。以下の業務を日本語と英語を使って行います。
-外国⇒日本案件のご依頼の受任
-日本⇒外国案件のご依頼の受任
-外国・日本案件の期限管理
-外国・日本案件担当弁理士のサポート
-国内外の特許庁へ提出する書類の作成の補助
-外国代理人への指示レターの作成
-国内外からの郵便物・メール・FAXの処理
-見積・制度・手続方法等に関する問合せへの対応
など
修士号を取得する為、台湾の大学院で台湾史の研究をしていました。
学部生時代から学費や生活費等全て自分でアルバイトをして捻出した為、大学院生の頃も台北を拠点にいくつかの仕事を掛け持ちしながら大学院に通っていました。
こちらで働き始める前は、台北市内で日中の語学講師をしながら、アメリカの歯学学会と日本人医師団との間で日英の翻訳・通訳をしていました。翻訳業務は台北の自宅で行う事が多かったですが、学会期間中は台北からアメリカへ飛び、学術論文の発表やインプラントの手術の実習の場面で通訳をしていました。
在台中、たまたま台湾弁理士と日本弁理士の方々と知り合う機会があり、その時初めて「弁理士」という職業がある事を知りました。日本弁理士の方とはその後も何度か顔を合わせる機会があったのですが、その度にいつも仕事のやりがいや楽しさを、当時大学院生だった私に話して聞かせてくださいました。
台湾から帰国した後も、しばらく歯学関連の翻訳・通訳の仕事を続けていたので、日本でも技術的な英語・中国語に触れながら仕事ができないかと考えていたところ、ふと台北で出会った弁理士の方々がいきいきとお仕事をされていた姿を思い出し、それが特許事務所を新たな職場の選択肢として考えるきっかけとなりました。
一つの業務に集中し、それを誠実にコツコツミスなくこなすことも立派な技術です。
周囲の人に心と関心を向け、協力しながら業務を進められることも才能です。
既存の業務を大切にしながら新しい事に果敢にチャレンジし、主体的に物事を進めようという意欲も素晴らしいと思います。
個性は皆それぞれ異なっていていいですし、どれが上でどれが下という事は一切なく、全て等しく大切な能力です。個性は全てチャームポイント・アピールポイントですから、それを活かして活躍してください。やりたい仕事がなければ、自らクリエイトしていただいて構いません！
9：00
個人メールのチェック
前日の夕方から朝にかけて届いたメールを全て確認します。具体的な案件に関するご相談、ご依頼、お問合せ等、回答すべきものは回答し、担当者へ展開すべきものは展開し、できる限り丁寧且つ迅速に対応するよう心がけています。メールの見落としは絶対にあってはいけないので、最後にもう一度全てのフォルダをくまなくチェックします。
10：00
担当案件の対応
自分が事務担当である案件の出願準備を行います。PCT出願のデータの読込み、米国・中国等外国出願の外国語出願書類の準備、外国代理人への指示レターの作成などを行います。
至急案件の対応
午前中は日本のお客様からのお電話が多いです。担当案件の出願準備をしているところに、お客様から至急のご依頼のお電話があったりもします。優先順位を付けて対応していきます。
12：00
お昼休み
外国事務メンバー、技術者と外にランチに行く事が多いです。
退職した元先輩や元同僚がお昼の時間に合わせて会社の近くまで来てくれ、一緒にランチに行く事もあります。
13：00
来客
日本のお客様が、書類の送付方法に関する新たな運用についてのご相談に来られました。お客様の描かれている運用方法をお伺いし、せっかくなのでこの機会に他の面でも改善できる点やご要望がないかヒアリングします。仕事の合間に交わすお客様との雑談は、お客様の近況や最近あった嬉しいイベントなどを知ることができ、私も嬉しくなる瞬間です。
14：00
来客対応後、各種情報・資料の整理
お客様の希望されている新たな運用方法をマニュアルに落とし込み、事務所内で情報を周知する為、所内説明会の準備をします。また、マニュアルの内容をデータベースに組み込み、お客様のご要望が自動的に書面やデータに反映されるよう、システムをアップデートしていきます。
15：00
外国からの電話対応
15時前後から海外での動きが活発になる為、外国からの電話が多くなります。
担当案件の対応
業務が一旦落ち着いたところで、再び自分の担当案件に集中します。
16：30
海外出張の準備
隙間時間を利用して、２ヵ月後に控えている米国出張の準備を進めていきます。
17：30
来客
外国代理人が日本出張の最中、事務所に立ち寄ってくれました。具体的な実務や事務・経理処理方法等に関して口頭で意見交換を行います。外国代理人とは普段メール・電話・書面でやり取りすることが多い為、口頭で意見交換ができるのは貴重な機会です。
18：30
退社
今日は代理人と食事に出かけた後直帰します。
